Si ya llevas algún tiempo en el mundo digital, seguramente has escuchado sobre vender high-ticket y los appointment setters, si aún no has escuchado nada al respecto, no te preocupes en este artículo te explicaré qué es un appointment setter y que papel juega en la estrategia de ventas.
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Es posible que antes de aprender sobre appointment setters te interese leer aprender a crear un negocio high-ticket
Es importante aclarar que los appointment setters son una figura cada vez más popular en las empresas, especialmente aquellas que utilizan estrategias de prospección y outbound marketing.
Tabla de Contenidos
- 1 ¿Qué es un appointment setter?
- 2 ¿Qué ventajas tiene contratar appointment setters?
- 3 ¿Qué conocimientos debe tener un appointment setter?
- 4 Appointment setters en un proceso inbound
- 5 Appointment setters en los diferentes canales
- 6 ¿Es necesario contratar appointment setters para vender más?
- 7 ¿Cómo contrato un equipo de appointment setters?
- 8 ¿Es mejor tener appointment setters internos o externos?
- 9 ¿Dónde contratar appointment setters?
- 10 ¿Qué hay de aquellos appointment setters que te ofrecen de 15-20 reuniones de ventas?
- 11 ¿Cómo capacitarme como appointment setter?
- 12 ¿Por qué los appointment setters están ligados a un productos high-ticket?
- 13 La guía del setter: Genera más reuniones de ventas con estrategias de appointment setting
¿Qué es un appointment setter?
Un appointment setter es una persona que forma parte del equipo de ventas, es quién está un paso antes del vendedor (comercial). La función principal que tiene es prospectar y generar reuniones de ventas con la finalidad de que el equipo comercial pueda dedicarse a presentación, seguimiento y cierre de ventas
Algo importante a considerar sobre los appointment setters…
A pesar de ser una figura que se enfoca en agendar reuniones, es común que haga un filtrado inicial, esta cualificación ayuda a que el equipo de ventas reciba prospectos de mayor calidad y con mayores posibilidades de compra, esta función la desempeñan principalmente cuando el setter (appointment setter) tiene experiencia y el equipo comercial cuenta con un gran volumen de reuniones por lo que filtrarlas es prioridad.
El appointment setter, también llamado setter, puede tener distintas funciones según el proceso de ventas establecido y el flujo de acción de la empresa, sin embargo, principalmente su enfoque se basa en la prospección.
¿Qué ventajas tiene contratar appointment setters?
Tener un equipo de setters ayudará en distintos aspectos a tu equipo comercial, se puede decir que es una figura de vital importancia para escalar, especialmente si el método de ventas es a través de reuniones 1 a 1.
Las ventajas principales de contratarlo son:
¿Qué conocimientos debe tener un appointment setter?
Lo habitual es que un appointment setter sea una persona con conocimientos de outbound marketing y prospección de ventas, ya que son las labores principales que desempeñan, aunque es común que sean asistentes virtuales que ejecutan secuencias y procesos previamente establecidos, todo depende de la magnitud del proyecto.
Un setter debería contar con los siguientes conocimientos:
En ocasiones los setters realizan primeros contactos en llamada por lo que las habilidades de conversación no se deben limitar en habilidades de escritura.
La realidad es que podría seguir con una lista interminable de las habilidades que debería tener un setter, sin embargo, si cuenta con las antes mencionadas se puede decir que es más que suficiente para desempeñarse de forma positiva.
Appointment setters en un proceso inbound
El proceso inbound considera acercamientos muy suaves y el marketing de atracción como base, sin embargo, esto no quiere decir que no pueda haber appointment setters en ese proceso, de hecho es posible utilizarlos pero con algunas diferencias.
Cuando se utilizan setters en inbound, es común que utilicen como fuente de prospección la base de leads generada previamente, por lo que sus acciones de prospección en frío se vuelven prácticamente nulas.
El setter que trabaja bajo un esquema inbound normalmente no prospecta desde ceros, prospecta dentro de una base de datos existente y su labor se basa totalmente en la cualificación y el enlace entre prospectos y equipo de ventas.
Es importante considerar que los setters en un proceso inbound influyen menos en el costo por lead, pero siguen teniendo gran influencia dentro de la eficiencia del proceso de ventas, por lo que son una herramienta de gran utilidad.
Appointment setters en los diferentes canales
El appointment setter puede elegir diversos canales para generar las reuniones de ventas, el canal indicado dependerá totalmente del buyer persona al que se dirige la empresa, es bastante simple, si el perfil del cliente ideal se encuentra en Facebook e interactúa con frecuencia allí, entonces es el mejor canal posible, pero si por el contrario suele interactuar más en Linkedin, pues ese debe ser el canal.
Cada canal tiene consideraciones, a continuación te explicaré los canales principales con sus respectivas consideraciones.
El papel del appointment setter en Linkedin
Una de las redes sociales más efectivas para un appointment setter es Linkedin, ya que por excelencia es la red social de negocios, así que la labor allí es relativamente más sencilla.
En Linkedin el entorno es principalmente B2B, aunque es posible encontrar B2C, sin embargo, debes considerar que es una red social profesional y que las interacciones deben ser un tanto más formales.
Vender en Linkedin es cada día más complicado, principalmente por el incremento de la competencia, pero también se debe en gran medida a la cantidad de personas intentando estrategias outbound sin seguir buenas prácticas.
Lo mejor de Linkedin es que al contactar perfiles es posible conectar con quien toma la decisión o por lo menos con alguien que influye, además de tener la posibilidad de construir relaciones de negocios.
El papel del appointment setter en Instagram
Instagram está saturado de appointment setters, lo que complica un poco el trabajo, sin embargo, es un canal balanceado entre B2C y B2B, que permite generar un contacto cercano.
Es importante considerar que la mayor parte de las empresas en instagram tienen un community manager, por lo que es posible que no tengas contacto directo con quien toma decisiones, sin embargo, puedes trabajar las conversaciones y obtener la información de contacto necesaria para hablar con quien tenga poder de decisión.
El papel del appointment setter en Facebook
Facebook es uno de los canales más potentes para appointment setters, por un lado tienes las páginas y por otro los perfiles, dentro de los perfiles es posible encontrar segmentaciones muy específicas gracias a los grupos de Facebook.
Así que en Facebook debes contemplar algo similar a instagram si vas a páginas, pero si vas a perfiles la experiencia es muy similar a Linkedin por lo que tendrás más posibilidades de éxito.
El papel del appointment setter en otros canales
El canal de toda la vida es el teléfono, uno de los más complicados de dominar pero de los más efectivos, basta con utilizar un directorio online y contactar a perfiles de cliente ideal para platicar brevemente de lo que haces y agendar una reunión para una propuesta.
El teléfono puede ser un canal muy eficiente para los appointment setters, pero es un canal complicado así que te recomiendo que empieces por redes sociales.
Otro canal muy interesante es whatsapp, básicamente combina lo mejor de ambos mundos, es posible conectar con personas con la cercanía del teléfono y utilizar diversos métodos para comunicarse como pueden ser textos, emojis, notas de voz e incluso videos.
¿Es necesario contratar appointment setters para vender más?
La respuesta como siempre es: Depende…
Todo depende de tu capacidad de prospección y cierre de ventas, es común que al contratar setters se incremente considerablemente el flujo y si no tienes capacidad de cierre o infraestructura para atender nuevos clientes, entonces no es tan buena idea.
Normalmente es una excelente idea tener un equipo de prospección y si tu proceso es a través de venta 1 a 1, entonces un equipo de setters, aunque siempre es importante determinar el momento apropiado, de acuerdo a la situación de tu proyecto.
Appointment setter Vs Closer
Contratar un equipo de appointment setters bajo la idea de vender más podría funcionar, pero para ello tienes que asegurarte que tienes un buen cierre de ventas y tu problema es el flujo de prospectos, en caso que no sea así quizá lo que necesites sea un closer de ventas.
El closer es aquel comercial cuya especialidad es cerrar tratos, alguien que como se dice coloquialmente «Sabe vender», ese que sabe vender puede que no sepa prospectar, pero que si le pones enfrente a alguien interesado lo convierte en cliente.
Para tener un equipo de ventas que sea muy eficiente necesitas tanto appointment setters como closers de ventas, recuerda que siempre debes tener un flujo de prospectos lo suficientemente grande para que tu
¿Cómo decidir lo que necesito?
Más allá de tener appointment setters, closers y cualquier otra figura dentro de tu proyecto siempre debes buscar generar un flujo de prospectos constante que sea lo suficientemente grande para que tu equipo comercial atienda.
Cuando ese flujo es más pequeño de lo que tu equipo puede atender, entonces tu foco puede ser incrementar la cantidad de appointment setters para lograr mejores resultados, pero si por el contrario el flujo es más grande lo que puedes atender, entonces necesitas un equipo de closers.
¿Cómo contrato un equipo de appointment setters?
Existen dos formas comunes de hacer esto, la primera es a través de una agencia que te brinde el servicio y la segunda es contratar y formar tu propio equipo. Si quieres contratar tu propio equipo debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Si prefieres una agencia puedes tener las siguientes consideraciones:
No te olvides que los appointment setters son el equipo de comerciales o vendedores encargados de la prospección, así que al buscar un perfil debes centrarte en que cumpla con habilidades de prospección de ventas.
¿Es mejor tener appointment setters internos o externos?
Una de las preguntas más comunes que me hacen mis clientes es:
¿Contrato un equipo de appointment setters interno? o ¿Contrato freelancers?
Sin rodeos… ¿equipo interno o agencia?
Desde mi perspectiva siempre va a ser mejor un equipo interno, básicamente porque tienes más control de la capacitación y la forma en que se involucran con tu proyecto, sin embargo, es necesario que los capacites apropiadamente, de lo contrario podrían ser poco eficientes.
La ventaja principal de tener un equipo interno es que puedes controlar a la perfección y asegurarte que sigan los procesos apropiados, aunque evidentemente esto supone más responsabilidad y compromiso.
¿Dónde contratar appointment setters?
Sobra decir que puedes encontrarlos a través de las diversas redes sociales, de hecho en Linkedin suele haberlos por montones,sin embargo, debes tener cuidado de los estafadores.
Si quieres evitarte el proceso nosotros realizamos reclutamiento y capacitación de equipos de appointment setters y ofrecemos distintas alternativas para generar prospectos en Vende High-Ticket , así que si estás buscando delegarlo puedes contactarnos y con gusto revisamos tu caso y trazamos un plan para ti.
¿Qué hay de aquellos appointment setters que te ofrecen de 15-20 reuniones de ventas?
Cada vez que el pitch diga lo anterior, lo mejor que puedes hacer es:
Sí, corre… corre lo más rápido que puedas, que lo más probable es que vayas a perder tu dinero y tu tiempo.
¿Por qué debes correr de los appointment setters que te ofrecen de 15 a 20 reuniones de ventas aseguradas?
Lo primero es que no puedes garantizar un número de reuniones, siempre dependerá del tamaño de la audiencia.
En segundo lugar, no es un juego de cantidad, se trata de calidad, más vale atender 2 reuniones y cerrar 1, que tener 10 reuniones y cerrar 1, ya que perderás más tiempo para mismo resultado.
Tercero, basta con ver como es su aproximación para saber que se estudiaron un cursillo que fue popular hace algunos años en US (quizá se estudiaron la versión en español) donde enseñaban a hacer cold outreach para generar reuniones de ventas, te das cuenta porque es de molde su acercamiento.
Podría seguir dando argumentos, pero creo que ha quedado claro a este momento el problema.
¿Cómo capacitarme como appointment setter?
Capacitarte como appointment setter puede ser un tanto confuso, los cursos disponibles suelen ser de baja calidad, por lo que mi recomendación es que te centres en aprender sobre prospección y ventas.
Al buscar capacitación lo más importante es que te alejes de las capacitaciones que te enseñan a lograr resultados sensacionalistas, como: «Vende 6 cifras» o «Cierra 100 clientes al mes».
No olvides que la labor del appointment setter es previa al pitch de ventas, pero forma parte del proceso de ventas, por ende tener conocimientos en ventas es indispensable, para ser más precisos: Un appointment setter realiza las primeras etapas del proceso de prospección de ventas, así que mi recomendación es que empieces por ahí.
Dentro de mi blog tengo algunos artículos que te pueden ayudar a comprender diversos conceptos que son importantes para un appointment setter, te dejo la lista:
Si quieres tomarte en serio el appointment setting debes tener: La guía del Setter
La guía del setter es un libro que te ayudará a generar más reuniones de ventas con prospectos cualificados a través de estrategias de prospección de ventas.
¿Por qué los appointment setters están ligados a un productos high-ticket?
Una pregunta muy frecuente es ¿por qué un setter está ligado a high-ticket? la realidad es que la relación se basa en los márgenes de utilidad y la dificultad de la venta, déjame te explico a que me refiero…
En un negocio enfocado a ofertas high-ticket suele haber márgenes de utilidad más grandes por lo que es posible contratar a un equipo más cualificado y abrir cargos para todo lo que sea necesario, por el contrario en low y medium ticket a veces es necesario reducir ya que el margen es más limitado.
Por otra parte, cuando hablamos de high-ticket tenemos la limitante del poder adquisitivo, por lo que el filtrado previo debe ser más riguroso, el equipo de ventas no puede tener contacto con cada prospecto, ya que podría significar una inversión de tiempo muy alta y poco eficiente, sin embargo, el appointment setter puede ser ese primer contacto que guía a quienes no están listos para comprar, los dirige a otros productos en la escalera de valor y les brinda apoyo y seguimiento.
La guía del setter: Genera más reuniones de ventas con estrategias de appointment setting
Un appointment setter debe estar capacitado para poder brindar buenos resultados, por ello es que diseñé la guía del setter, un libro que te ayudará a entender las estrategias de appointment setting e incluso te brindará herramientas para que puedas contratar tu propio equipo de setters.
8 comentarios en “¿Qué es un appointment setter?”
Me interesa saber como funcionaria un appointment setter en un equipo co.erciql de publicidad en un medio de comunicación
Hola Alexandra,
Depende de las condiciones del equipo. El funcionamiento puede ser muy simple: Una parte del equipo encargada a la prospección en Linkedin, pueden ocupar el medio que les parezca más eficiente aunque yo recomiendo Linkedin. Y a través de generar conexiones y luego conversaciones concretan la cita para que un comercial explique a detalle.
Si necesitan ayuda para realizar esta estructura apropiadamente puedes contactarme a través de servicios y con gusto conversamos al respecto, mi consultoría se enfoca en ayudar a definir procesos de ventas efectivos.
donde busca o consigue la gente el setter??
Hola Marco,
Existen muchos sitios para encontrar al setter. Básicamente lo que tienes que buscar es un comercial (vendedor) y asignarle las tareas, capacitarlo apropiadamente. También puedes conseguir una agencia de setters y contratar, aunque esto en ocasiones no sale tan bien. Nosotros ofrecemos el servicio de capacitación de setters. Cualquier duda quedo pendiente.
Cómo puede aportar un setter a un equipo de fútbol? (Venta de acciones y abonos)
Hola Melissa,
Un setter podría encargarse de hacer de agendar reuniones con empresas para venderles abonos y acciones. En México es común que las empresas compren abonos para darles a sus empleados como beneficio.
Hola Adoni, me interesa iniciarme como appointment setter y conseguir trabajo. Me gustaría poder tener una conversación o contacto con ustedes. Se agradece la gentileza.
Tengo experiencia en venta y estoy en proceso de insertarme en ventas digitales.
Muchas gracias por tu comentario Eduardo. Te recomiendo que le des un vistazo a mi libro la guía del setter, es un buen punto de inicio para el tema.